Лични данни
За „Петмолл ООД“ защитата на личните данни и осигуряването на прозрачност относно обработването им са важен аспект от дейността ни. В тази връзка и в съответствие с изискванията на Регламента (ЕС) 2016/679 на Европейския парламент и на Съвета от 27 април 2016 година относно защитата на физическите лица във връзка с обработването на лични данни и относно свободното движение на такива данни и за отмяна на Директива 95/46/ЕО (Общия регламент относно защитата на данните), представяме на Вашето внимание обща информация за нас и за обработването на лични данни от наша страна в различните взаимоотношения, в които участваме.
Права на субектите на лични данни
Субектите на лични данни имат следните права при обработването на техните лични данни:
• право на достъп – имате право да получавате от нас информация за това дали се обработват лични данни, свързани с Вас; имате право да получите достъп до данните и информацията във връзка с обработването;
• право на коригиране – може да поискате от нас да коригираме неточните лични данни, свързани с Вас, както и да предоставите допълнителни данни;
• право на изтриване – имате право да поискате изтриване на данните Ви и имате право данните Ви да бъдат изтрити, освен в случаите, когато е налице законосъобразно основание за обработването им;
• право на ограничаване на обработването – това право можете да упражните в следните ситуации: а) когато оспорвате точността на личните данни, за срока, който позволява на Дружеството да провери точността им; б) когато обработването е неправомерно, но Вие не желаете личните данни да бъдат изтрити, а изисквате вместо това ограничаване на използването им; в) когато Дружеството не се нуждае повече от личните данни за целите на обработването, но Вие ги изисквате за установяването, упражняването или защитата на правни претенции; г) Вие сте възразили срещу обработването в очакване на проверка дали законните основания на Дружеството имат преимуществото пред Вашите интереси;
• право на възражение срещу обработването – имате право на възражение срещу обработването на личните данни, отнасящи се до Вас, което се основава на легитимните интереси на Дружеството;
• право на преносимост на данните – имате право данните, които съхраняваме за Вас и които сте ни предоставили, да Ви бъдат предадени или да бъдат предадени на друг администратор в случаите, когато те се обработват по автоматизиран начин и на основание Вашето съгласие или договор;
• право на оттегляне на съгласието – Вие имате право да оттеглите Вашето съгласие за обработването на личните данни по всяко време (когато основанието за обработване на лични данни е съгласието); оттеглянето на съгласието действа занапред и не се отразява на даденото преди оттегленото съгласие;
• права на автоматизирането вземане на индивидуални решения, включително профилиране – имате право да не бъдете обект на решение, основаващо се единствено на автоматизирано обработване, включващо профилиране, което поражда правни последствия за Вас или по подобен начин Ви засяга в значителна степен;
• право на жалби до Комисията за защита на личните данни – ако считате, че ние обработваме Вашите лични данни незаконосъобразно, имате право да подадете жалба до Комисията за защита на личните данни, данни за контакт с която са налични на интернет страницата й: https://www.cpdp.bg/ ; моля преди това да се свържете с нас, за да предприемем мерки незабавно да защитим Вашите права.
Правата си по Общия регламент относно защитата на данните можете да упражните по някой от следните начини:
• като подаде писмено заявление по електронен път на следния електронен адрес: [email protected]; или
• като подадете писмено заявление до „Пет Мол“ ООд лично по пощата на адрес: гр. София, ул. Никола Вапцаров“ 1, Складова база Юнивърсъл.
Обработване на лични данни на клиенти на Търговска верига „Пет Мол“ ООД
Търговска верига „Пет Мол“ обработва лични данни на своите клиенти в търговската си мрежа или при пазаруване чрез онлайн магазина, наличен на нашия сайт, или просто при поръчка по телефон, за следните цели:
• администриране на онлайн заявки и потребителски профили и на поръчки, направени по телефона;
• реализиране на законни права на Дружеството – например за получаване на плащания;
• реализиране на легитимни интереси – извършване на маркетингова дейност, защита на активи на Дружеството в неговите обекти чрез прилагане на видеонаблюдение с охранителна цел;
• данъчни, счетоводни, в това число за издаване на фактури, изпълнение на задължения, свързани с прилагането на предвидени в закона мерки срещу изпирането на пари и финансирането на тероризма и други;
• осъществяване на контакти с клиенти;
• организиране на игри и томболи;
• разглеждане на рекламации, жалби и заявления за упражняване на права по Общия регламент относно защитата на данните, във връзка със Закона за защита на личните данни, Закона за електронната търговия и Закона за електронните съобщения;
• обслужване на абонаменти за получаване на информационни и маркетинг съобщения.
Правните основания за обработване на съответните данни са съгласие на субекта на данни, изпълнение на договор, по който субектът на данните е страна, предприемане на стъпки по искане на субекта пред сключването на договор, спазване на законови задължения, които се прилагат за Дружеството, легитимни интереси на търговската верига „Пет Мол“ ООД, както е посочено в настоящето уведомление. Правните основания са базирани на приложимото законодателство, например Закона за счетоводство, Данъчно-осигурителния процесуален кодекс, Закона за задълженията и договорите, Закона за защита на потребителите, Закона за мерките срещу изпирането на пари, Закона за мерките срещу финансирането на тероризма, Закона за електронната търговия, Закона за електронните съобщения, Общия регламент относно защитата на данните, Закона за защита на личните данни, други закони и приложимите подзаконови нормативни актове.
Данните се изчисляват при следните срокове, изчислени съобразно следните критерии:
• при счетоводни и данъчни цели, за гаранционно обслужване и за предоставяне изпирането на пари и финансирането на тероризма - съгласно приложимото законодателство;
• за целите маркетинга, когато данните са придобити в контекста на покупка на стоката или ползване на услугата – до подаването на възражение или оттеглянето на съгласие (когато обработването е основано на съгласие);
• за целите на маркетинга при абонамент за получаване на маркетинг съобщения и информационни бюлетини – до искане на лицето да бъда премахнато от списъка на абониралите се за получаване на маркетинг съобщения
Лични данни, за които липсва изрично законово задължение за съхранение, се изтриват след постигането на целите, за които личните данни са събирани.
Категориите лични данни, които Търговска верига „Пет Мол“ ООД може да събира за своите клиенти, са, както следва:
• идентификационни данни за счетоводни и данъчни цели, например имена, адрес;
• данни за контакт, например за замяна, за доставка и комуникация във връзка със заявките – адрес за кореспонденция, телефони, адреси на електронни пощи;
• видеообрази – при видеонаблюдение;
• данни, необходими при томболи и игри;
• име, адрес, телефон, адрес на електронна поща – за онлайн заявки и регистриране на потребителски профили;
• име, адрес, телефон, адрес на електронна поща и други данни;
Личните данни ще се събират директно от клиента или от негов представител. Възможно е при необходимост да се използват данни от публични източници, например от Търговски регистър.
Данните са достъпни за служители на дружеството, които следва да обработват съответната информация при изпълнение на служебните си задължения, съобразно принципа „необходимост да знае“. Служителите на Търговската верига „Пет Мол“ ООД са задължение да опазват конфиденциалността на данните.
Данните може да се предоставят и на обработващи лични данни и на техните подизпълнители (предоставящи услуги, необходими за дейността на дружеството), с които са сключили договори, в които е предвидено гарантиране на съответната защита на личните данни. Данните може да се предоставят на оператори, представящи пощенски услуги, във връзка с тези услуги и на банки, като предоставянето се извършва след преценка за всеки конкретен случай относно необходимостта от тяхното предоставяне и след вземане на необходимите мерки за защита на данните.
Данните могат да се разкрият и пред публични органи, при наличието на законово основание за това, например за данъчни цели – на Национална агенция за приходите, с цел предотвратяване на изпирането на пари – на Държавна агенция „Национална сигурност“.
При обработването на данните от Търговска верига „Пет Мол“ ООД се прилагат надеждни технически и организационни мерки за защита на данни.
Ако е необходимо по закон или за конкретна цел данни не се предоставят на Търговска верига „Пет Мол“ ООД, е възможно да не Ви бъде предоставена услуга (например възможност за участие в томбола), да не Ви се издаде документ (например фактура), да не се реализира продажба и доставка (например при закупуване на стока по електронен път, при което не сте предоставили необходимите данни за доставка). За други последици от не предоставяне на данни ще бъдете информирани във всеки конкретен случай.
Вашите данни не се предоставят на държава или юридически лица извън Европейското икономическо пространство (ЕИП), нито на международни организации. Единствено е възможно такива данни да се обработят чрез платформи, чиито доставчици са разположени извън ЕИП, но при прилагане на изисквания на Общия регламент относно защитата на данните.
Търговска верига „Пет Мол“ ООД ползва такива платформи за целите на маркетинга – MailChimp (https://mailchimp.com/), като компанията – собственик на платформата – The Rocket Science Group LLC, е сертифицирана съгласно EU-U.S. Privacy Shield: https://www.privacyshield.gov/list
Възможно е с оглед легитимните интереси на Търговската верига „Пет Мол“ ООД за осъществяване на маркетинга, субектите на данни да са обект на профилиране, с оглед подобряване ще се извършва на базата на специални правила, например целящи да изясняват към каква група стоки и интереси потребителите, с оглед маркетинг съобразно неговите интереси, и които да гарантират защита на интересите на субектите. Дружеството няма да взима автоматизирани решения с правни последици въз основа на такова профилиране.
Обработка на личните данни за кандидати за работа
Търговска верига „Пет Мол“ ООД е работодател. В тази връзка, Дружеството обработва лични данни на кандидати за работа в Дружеството.
В процедури по подбор за персонала Търговска верига „Пет Мол“ ООД получава личните данни на кандидатите за работа лично от тях, чрез платформи за кандидатстване за работа или чрез агенции за подбор на персонала. Във втория и третия случай, преди данните да се получат от Търговска верига „Пет Мол“ ООД, същите се обработват от съответната платформа/ агенция за подбор на персонала, без Търговска верига „Пет Мол“ ООД да има отношение към това обработване.
Данните се обработват за предприемане на стъпки по искане на субекта на данни преди сключването на договора (с оглед преддоговорните отношения между кандидата и Дружеството), с оглед легитимния интерес на Търговска верига „Пет Мол“ ООД да избере служители, които отговарят на изискванията за заемане на длъжността, за която се кандидатства, както и за спазване на законови задължения, които се прилагат за Дружеството, предвидени в трудовото законодателство.
Обработването ще се осъществи с цел подбор на подходящи кадри за вакантните работни места в Търговска верига „Пет Мол“ ООД и подготвяне на договора, който ще се сключи.
Правните основания за обработване на данните са предприемане на стъпки по искане на субекта на данни преди сключването на договор, легитимният интерес на Търговска верига „Пет Мол“ ООД да избере служители, които са подходящи за заемане на вакантната длъжност и изпълнение на задължения на Търговска верига „Пет Мол“ ООД по трудовото законодателство. Законовите основания са заложени в трудовото законодателство – Кодекса на труда и др.
В първия етап от процедурата по подбора Дружеството обработва лични данни, посочени в автобиографиите (CV), изпратени до Търговска верига „Пет Мол“ ООД от субекта или от агенциите за подбор на персонала и в мотивационните писма, ако са изпратени такива.
Дружеството не е утвърдило специален формуляр на автобиография и не ограничава субектите с такъв. CV може да бъде подадено в избран от субекта формат, като в него следва да се съдържа информация съобразно обявените от Дружеството изисквания за вакантната длъжност. С използването на стандартни европейски формати на CV се предоставят следните лични данни на кандидатстващия за работата: три имена, адрес, данни за контакт (телефонен номер, факс, електронна поща), националност, дата на раждане, данни за трудов стаж, за образование, квалификации и обучения, информация за лични, социални, организационни, технически и други компетентности. Към автобиографиите при стандартните образци се прилага актуална снимка. В автобиографиите си лицата могат да посочат и друга информация по тяхна преценка. Данните в подадените CV ще бъдат обработени в цялост при разглеждането на документа.
Данните в изпратените от/за субектите CV ще се обработят от служителите на дружеството от отдел „Човешки ресурси“ и от лице на ръководна длъжност в звеното, за което е обявена вакантната позиция. Данни могат в определени хипотези да се разкрият и пред публични органи, при наличието на законово основание за това.
След прегледа на получените автобиографии, Търговска верига „Пет Мол“ ООД се свързва с кандидатите, преминали първия етап от подбора и ги кани за участие във втория етап – интервю. Вторият етап включва събеседване във връзка с предоставената информация на първия етап. Интервютата се провеждат от екип от служители на дружеството от отдел „Човешки ресурси“ и от отдела, в който е вакантната длъжност, за която се кандидатства.
След приключването на втория етап от подбора Дружеството се свързва със съответните лица, за да им предостави информация дали са одобрени за започване на работа. От одобрените лица ще бъдат поискани документи, необходими за трудовото правоотношение, съобразно изискванията на трудовото законодателство и спецификите на длъжността, за която се кандидатства.
Ако кандидатите за работа не предоставят на Дружеството информация, на базата на която да се прецени, че канидатурите са подходящи, същите няма да бъдат поканени на интервю. Възможно е и формално кандидатите да отговарят на изискванията, но да не бъдат поканени на интервю, защото други кандидатури са по-подходящи за конкретната длъжност.
Личните данни на кандидатите за работа се съхраняват от Търговска верига „Пет Мол“ ООД до изтичането на следните срокове:
1. при одобрена кандидатура и сключване на трудов договор, данните се съхраняват в трудовото досие на служителя за срока на действие на трудовия договор;
2. за неодобрени кандидати – документите, подадени при кандидатстването, се съхраняват за срок до 6 месеца, считано от приключването на процедурата за подбор.
Личните данни на кандидатите за работа не се предоставят на държави или юридически лица извън Европейското икономическо пространство, нито на международни организации.
Канидатите на работа не са обект на автоматизирано вземане на решения.
Търговска верига „Пет Мол“ ООД не ползва други източници за получаване на данни за кандидатите за работа
Обработване на лични данни във връзка с отношения със съконтрагенти
Търговска верига „Пет Мол“ ООД е юридическо лице и работодател. При извършване на дейността, изпълнение на законовите задължения и за нуждите си Дружеството си сътрудничи основно с други юридически лица (дружества, предоставящи услуги на Търговска верига „Пет Мол“ ООД, банки и други финансови институции, доставчици), които в тези взаимоотношения се представляват от физически лица, за които се обработват лични данни. Личните данни на такива лица се обработват за следните цели:
• във връзка със сключването, изпълнението и прекратяването на договори, за получаването на услуги, за плащания по договори, за контакти по оперативни и други въпроси;
• администриране на отношения по договори;
• предоставяне и получаване на съобщителни услуги (пощенски, телекомуникационни и др.);
• предоставяне и получаване на охранителни услуги;
• предоставяне и получаване на банкови и застрахователни услуги;
• подобряване на процесите във връзка с изпълнението на договори;
• изпълнение на законови задължения на Дружеството;
• предоставяне на придобивки на служителите на Дружеството;
• във връзка с прилагане на мерки срещу изпирането на пари и финансирането на тероризма.
Правните основания за обработване на данните са спазване на законови задължения, които се прилагат спрямо Дружеството и легитимен интерес на администратора, свързан с изпълнение на дейността му както юридическо лице и работодател, включително за получаване на услуги, които да подпомогнат дейността му. Основанията произтичат от действащото законодателство, например Закона за задълженията и договорите, Търговския закон, Данъчно-осигурителния процесуален кодекс, Закона за счетоводството, Закона за мерките срещу изпирането на пари, Закона за мерките срещу финансирането на тероризма, Закона за електронните съобщения, Закона за електронната търговия, Закона за защита на потребителите, Закона за частната охранителна дейност и други закони и приложими подзаконови нормативни актове.
Търговска верига „Пет Мол“ ООД обработва лични данни на представители на съконтрагенти според конкретния случай и необходимостта. Данните, които може да се обработват, са имена (в някои специфични случаи по договори за услуги, в които служители на съконтрагента предоставят определени услуги или когато такива данни са посочени в пълномощни), адрес за кореспонденция, телефонен номер, адрес на електронна поща, други данни за контакт. Информацията, която такива лица споделят при комуникацията с нас (при срещи, обмен на писма и имейли, телефонен разговор, чат, изпращане на кратки текстови съобщения, имейли и други), която може да съдържа лични данни, е възможно да бъде обработена, ако има отношение към взаимоотношенията между страните.
Данните ще се събират от съконтрагентите ни или от Вас.
В случай че лични данни се изискат от субектите на данни и същите не ги предоставят доброволно, може да се използват други законови средства и способи за получаването на тези данни, включително контакт със съконтрагенти. За всеки конкретен случай лицата се информират за последиците, ако не предоставят данни.
Данните се обработват от служители на Дружеството, които са поели задължения за опазване на конфиденциалността на информацията, станала им известна при изпълнение на служебните им задължения и които са получили тази информация конкретно във връзка с изпълняваните от тях задължения в Дружеството. В изпълнение на действащото законодателство и в предвидените в закона случаи, данни може да се предоставят на компетентни административни и съдебни органи и институции. Данни може да се предоставят и на обработващи лични данни и техни подизпълнители (предоставящи услуги, необходими за дейността на Търговска верига „Пет Мол“ ООД), с които са сключени договори, в които е предвидено гарантиране на съответната защита на личните данни. Данни може да се предоставят на оператори, предоставящи пощенски услуги, във връзка с тези услуги, като предоставянето на трети лица се извършва след преценка за всеки конкретен случай относно необходимостта от тяхното предоставяне.
Търговска верига „Пет Мол“ ООД няма да предоставя лични данни на представители на свои съконтрагенти на държави или организации извън Европейското икономическо пространство. В случай че в бъдеще възникне необходимост от предаване на обработвани от Дружеството лични данни на трети държави или международни организации, ще се спазват разпоредбите на Общия регламент относно защитата на данните, включително при евентуално последващо предаване на личните данни от третата държава или международна организация на друга трета държава или организация.
Лични данни на физически лица – представители на юридически лица – съконтрагенти, ще се обработват от Търговска верига „Пет Мол“ ООД за срок не по-дълъг от този, необходим за постигане на съответната цел, за която са събрани данните или до изтичането на законовия срок.
Търговска верига „Пет Мол“ ООД не профилира представителите на съконтрагентите си и не взема автоматизирани решения, които да имат правни последици за тези лица.
